해야 할 일이 너무 많아! 우선순위 설정으로 시간 관리 고수 되는법

 

 

시간은 누구에게나 한정되어 있고, 해야 할 일들은 끝이 없죠. 하지만 모든 일을 다 처리할 수는 없습니다. 그래서 중요한 것은 우선순위를 설정하고, 그에 맞춰 시간을 사용하는 것입니다. 이번 포스팅에서는 우선순위 설정의 필요성부터 구체적인 기법까지 소개하면서, 여러분이 더 효율적으로 시간 관리를 할 수 있도록 돕고자 합니다.

 

 

1. 우선순위 설정의 중요성

 

1) 선택과 집중이 필요한 이유

모든 일을 다 처리할 수 없다면, 우리는 가장 중요한 일에 집중해야 합니다. 우선순위를 설정하지 않고 무작정 일을 시작하면, 중요한 일을 놓칠 위험이 있습니다. 시간 관리의 핵심은 바로 이 선택과 집중에 있습니다.

 

2) 효과적인 시간 사용

우선순위를 설정하면, 에너지를 가장 필요한 곳에 집중할 수 있어 효율적으로 시간을 사용할 수 있습니다. 이를 통해 스트레스도 줄어들고, 성취감도 더 크게 느껴질 것입니다.

 

2. 우선순위를 정하는 3가지 질문

 

우선순위를 정할 때는 다음 세 가지 질문을 스스로에게 던져보세요:

 

1) 이 일이 나에게 중요한가?

모든 일을 다 할 수 없으니, 가장 중요한 일부터 처리해야 합니다. 중요한 일은 나의 목표 달성에 직결되거나, 큰 영향을 미치는 일일 가능성이 큽니다.

 

2) 이 일을 언제까지 해야 하는가?

마감일이 있는 업무와 그렇지 않은 업무를 구분하고, 급한 일부터 처리하는 것이 좋습니다. 마감일이 가까운 일이 있다면 우선 처리하고, 그렇지 않은 일은 나중에 계획을 세워도 됩니다.

 

3) 이 일을 내가 해야 하는가?

모든 일을 스스로 할 필요는 없습니다. 다른 사람에게 맡길 수 있는 일이라면 위임하는 것도 하나의 전략입니다. 업무를 분담하면 중요한 일에 더 많은 시간을 투자할 수 있습니다.

 

3. 효과적인 우선순위 설정 기법

1) 아이젠하워 매트릭스 (Eisenhower Matrix)

아이젠하워 매트릭스는 업무를 중요도와 긴급도로 나누어 처리하는 방법입니다. 다음 네 가지로 나눌 수 있습니다:

• 중요하고 긴급한 일: 즉시 처리해야 할 일 (예: 마감이 임박한 프로젝트, 응급 상황)
• 중요하지만 긴급하지 않은 일: 미리 계획해 처리할 일 (예: 장기 프로젝트, 자기계발)
• 긴급하지만 중요하지 않은 일: 위임하거나 나중에 처리할 일 (예: 갑작스러운 요청, 전화)
• 중요하지도 않고 긴급하지도 않은 일: 최소화하거나 제거할 일 (예: 쓸데없는 회의, 소셜 미디어 탐색)

이 방법은 일의 우선순위를 명확히 시각화해주기 때문에, 특히 많은 업무를 동시에 관리해야 할 때 유용합니다.

 

2) 파레토 법칙 (Pareto Principle)

파레토 법칙은 '80/20 법칙'이라고도 불리는데, 전체 결과의 80%는 20%의 중요한 노력에서 나온다는 원리입니다. 즉, 중요한 20%의 업무에 집중하면 더 큰 성과를 낼 수 있습니다.

• 가장 중요한 20%의 일이 무엇인지 파악하세요. 하루 중 에너지를 이 20%에 투자하고, 나머지는 최소한의 시간으로 처리해도 됩니다.

3) ABCDE 방법

ABCDE 방법은 브라이언 트레이시가 제안한 우선순위 설정 기법입니다. 각 할 일을 중요도에 따라 A, B, C, D, E로 분류하는 방법입니다.

• A: 꼭 해야 할 일 (중요하고 긴급한 일)
• B: 해야 하지만 A급만큼 중요하지 않은 일
• C: 할 수 있으면 좋은 일, 하지만 큰 영향은 없는 일
• D: 다른 사람에게 위임할 수 있는 일
• E: 제거해도 되는 일

이 방법은 할 일 목록을 정리하고, 우선순위를 직관적으로 파악하는 데 도움이 됩니다.

 

4. 우선순위 설정을 위한 팁

 

1) 매일 우선순위를 재평가하라

하루의 계획을 세우기 전에 그날 해야 할 일을 다시 한 번 평가하세요. 급한 일이 생기거나 중요한 일이 변경될 수 있기 때문에, 매일 우선순위를 재정비하는 것이 중요합니다.

 

2) 작은 일부터 처리하지 말라

우선순위를 설정할 때는 항상 가장 중요한 일부터 처리하세요. 많은 사람들이 작은 일들을 먼저 처리한 후 중요한 일을 하려고 하지만, 이는 오히려 시간과 에너지를 낭비하는 결과를 초래할 수 있습니다.

 

3) 계획에 융통성을 부여하라

아무리 철저한 계획을 세우더라도 예기치 못한 일이 생길 수 있습니다. 일정에 여유 시간을 배정해 돌발 상황에도 유연하게 대처할 수 있도록 하세요.

 

 

우선순위 설정은 성공적인 시간 관리의 핵심입니다. 오늘 배운 아이젠하워 매트릭스, 파레토 법칙, ABCDE 방법을 활용해 여러분의 업무와 목표를 더 효율적으로 관리해보세요. 시간을 효율적으로 사용하는 법을 익힌다면, 하루하루가 훨씬 더 생산적이고 의미 있게 느껴질 것입니다.

다음 포스팅에서는 집중력을 높이는 방법을 다룰 예정이니, 기대해 주세요!